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Serienbriefablage mit Dokumentenverwaltung

Version 2011

 

mit Version 2011 wurde die Dokumentenverwaltung angepasst, hierfür wurden auch neue Optionen zur Optimierung der Dokumentenverwaltung hinzugefügt.

In der Version 2010 konnte man keine kompletten Serienbrief Dokumente in die Dokumentenverwaltung hinterlegen, es war nur möglich die Dokumentenvorlage in die Dokumentenverwaltung mit aufzunehmen. Daraus ergab sich oft das Problem, das die eigentliche Datenquelle die verwendet wurde, verloren ging. Man konnte somit nicht mehr nachvollziehen, welcher Serienbrief wirklich geschrieben wurde.

Die Version 2011 löst dieses Problem mit den neuen Dateierweiterungen .SLZ und .RDZ. Die Dateiendungen werden Standardmäßig nicht von Microsoft Produkten verwendet und sind reine cobra Erweiterungen. In der jeweiligen Datei befindet sich die Dokumentenvorlage .DOT sowie die .CSV Datei als Datenquelle mit allen Adressinformationen. Beide Dateien sind in Wirklichkeit .ZIP Dateien. Ändert man die Erweiterungen von .RDZ und .SLZ auf .Zip, so kann man die entsprechenden Dateien sichten.

Die Erweiterungen haben einen besonderen Grund, beide Erweiterungen werden bei der cobra Installation in die Windows Registrierung aufgenommen. Beim Öffnen bzw. Doppelklick auf eine der Dateien, wird eine cobra Anwendung gestartet. Diese öffnet die .SLZ oder .RDZ Datei und entpackt die Datenquelle wie die Dokumentenvorlage Datei in den Ordner %TMP%\cobra\Serialletter\Extract. Im Anschluss wird via Word die Dokumentenvorlage wieder mit der Datenquelle verbunden und zusammen geführt.

Die Unterschiede zwischen .SLZ und .RDZ sind folgende, bei .RDZ wird wie bei .SLZ eine Datenquelle sprich CSV Datei erzeugt. Im .RDZ wird allerdings nur eine Adresse hinterlegt, es wird daher pro Adresse für die ein Serienbrief erzeugt wird, eine RDZ Datei erstellt.
Bei .SLZ werden alle Adressen in die Datenquelle übernommen, daher wird pro Adresse nur ein Link hinterlegt der auf die einzigartig hinterlegte .SLZ Datei in der Dokumentenverwaltung zeigt.

.RDZ und .SLZ wird also daher verwendet, damit Datenquelle und Dokumentenvorlage automatisch zusammen geführt werden. Würde man nur die Dokumentenvorlage und nur die Datenquelle zur jeweiligen Adresse hinterlegen, würde der Benutzer beim Öffnen der Dokumentenvorlage aufgefordert werden die Datenquelle anzugeben. Der Benutzer müsste also manuell auf die Dokumentenverwaltung zugreifen und die entsprechende Datenquelle suchen. Das wäre sehr umständlich und sehr schwer für den Benutzer zu verstehen – vorlammen da die Microsoft Office Meldung hierfür nicht eindeutig ist.

Die Dokumentenvorlage können zwar DOCX oder andere Dokument-Typen sein, werden aber immer standardmäßig auf DOT geändert. Das hat den Grund das auch Benutzer mit Office 2003 Produkten Dokumentenvorlagen öffnen können die auch mit Office 2010 Produkten erstellt wurden. Oftmals sind unterschiedliche Office Produkte, auch innerhalb einer Firma installiert. Daher wird der Dateiname immer auf .Dot geändert.

Der Dokumentenvorlage Dateiname selbst ergibt sich aus der verwendeten Dokumentenvorlage. Heißt die Dokumentenvorlage also Serienbrief.docx wird daraus Serienbrief.dot. Die Datei wird dann vom cobra Serienbrief-Modul in den Ordner %TMP%\cobra\Serialletter erstellt.

Serienbriefdokumente werden nach dem schließen immer nach einen kurzen Zeitabstand in die Dokumentenverwaltung als Kontakt aufgenommen. Leider kommt es vor, dass manche Windowssysteme Probleme mit der Windows Dokumentenstruktur aufweisen. Um das Problem zu lösen „deaktiviert“ man im Windows Explorer unter „Ordner Und Suchoptionen“ im Reiter „Ansicht“ die Option „Geschützte Systemdateien ausblenden“. Normalerweise sollten Word Dokumente keine geschützten Systemdateien darstellen, warum es zu diesem Fehler in Windows selbst kommt, ist mir leider noch nicht bekannt.

Sollte es also Schwierigkeiten geben, dass Dokumente nicht aufgenommen werden – sollte man zuerst diese Option deaktivieren.

 

 

die dritte Option wird eigentlich nur noch angeboten, damit diese Möglichkeit weiterhin besteht. Der eigentliche Zweck davon, ist nur noch anhand alten Dokumentvorlage und neuen Datenquellen erneut „alte“ Serienbriefe neu erstellen zu können. Es kann sein das die Option evtl. irgendwann rausfallen wird, aber zurzeit wird die Option nur mitgeführt damit Benutzer die diese Option absolut haben wollen, diese auch weiterhin nutzen können. Standardmäßig ist aber trotzdem zu aller erst immer .SLZ eingestellt. Da diese Option am meisten Performance und Festplattenplatz spart.

Start des Serienbriefs


Der wirkliche Start des Serienbriefs beginnt eigentlich ab den Zeitpunkt, indem die Serienbrief-Vorlage in Word geschlossen wird. Dann startet der beschriebene Beobachter die cobra Anwendung SerialMailerTray.exe (wird hier für den Serienbrief missbraucht) und sorgt dafür das die .SZL oder .RDZ Datei erstellt und in die Dokumentenverwaltung mit aufgenommen wird.

Tags: Dokumentenverwaltung, RDZ, Serienbriefablage, SLZ

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