Anbindung von Exchange-/Outlook-Benutzer an cobra

Einrichtung der Freigabe von Kalendern in Outlook - nur bei Einsatz eines Exchange-Servers - zur Anzeige in cobra Adress PLUS und CRM PLUS zwecks Vergabe von Terminen.

Die verwendeten Menüpunkte und Screenshots stammen aus Outlook 2007, bei neueren Versionen können diese abweichen.

 

Diese Einrichtung erfolgt in 2 Schritten:

 1.Freigaben am entfernten Rechner einrichten.

 2.Einrichten der freigegebenen Postfächer und Kalender am eigenen Rechner zur Nutzung in cobra.

1. Freigabe des Postfaches (nur Ordner sichtbar) ohne weitere Rechte.

 

Das Postfach ist in der Regel die oberste Ebene.

 

Mit rechter Maustaste auf das Postfach klicken und Freigabeberechtigungen ändern… wählen.

 

Wählen Sie nun nacheinander Hinzufügen… und die entsprechende Person(en) aus, die später Zugriff auf Ihren Kalender bekommen soll. In unserem Beispiel verwenden wir den Benutzer Administrator.

 

Vergeben Sie unter Sonstiges das Recht Ordner sichtbar.

 

Freigabe des Kalenders.

Mit rechter Maustaste auf Kalender klicken und Freigabeberechtigungen ändern… wählen.

 

Auch hier wieder auf Hinzufügen… gehen und die Person suchen. Mindestberechtigung um Termine zu vergeben bzw. diese auch ändern zu können ist Stufe 4.

 

Der freigegebene Kalender wird im System, welches darauf zugreifen soll, in Outlook eingerichtet.

 

Bitte beachten:

In diesen Einstellungen wählen Sie bitte die Namen der Benutzer, die auf das freigegebene Postfach bzw. Kalender zugreifen dürfen, nicht Ihren eigenen.

 

2. Einrichten der Freigaben zur Nutzung (am eigenen Rechner)

In Outlook auf den Menüpunkt Extras>Kontoeinstellungen gehen.

Den Eintrag mit MicrosoftExchangeServer markieren und Doppelklicken. Die Schaltfläche Weitere Einstellungen klicken.

 

Im Dialog Microsoft Exchange Server das Register Erweitert öffnen und mit der Schaltfläche

 

Hinzufügen ein Postfach wählen.

Im Dialog tragen Sie die ersten Buchstaben des gewünschten Postfaches ein und wählen ggf. aus der Liste das Postfach des freigegebenen Kalenders aus.

 

Mit OK wird das Postfach übernommen.

Diesen Dialog mit OK schließen.

 

In Outlook erhalten Sie nun am Ende der Ordnerliste die eingefügten Benutzer-Postfächer, die je nach Berechtigung auch zu öffnen sind.

 

In unserem Beispiel werden die Postfächer angezeigt, aber es ist kein Zugriff auf die gezeigten Postfächer möglich. Dies war ja auch so gewollt, da wir ausschließlich mit cobra auf die Kalender zugreifen wollen.

 

Jetzt erhalten Sie in cobra beim Erstellen eines neuen Termins über die Schaltfläche Neuer Termin oder über den Menüpunkt Kommunikation>Termin zu Adresse aufnehmen eine Auswahl der freigegebenen Kalender (Postfach – Name\Kalender) und können diese mit OK zur Erstellung eines Termins öffnen.

 

Bitte beachten Sie, dass eine Einbindung vieler Ordner den Zugriff deutlich verlangsamen wird.

Hinweis:
Da es sich hierbei um eine externe Anwendung handelt, kann hier der cobra Support keine tiefergehende Unterstützung anbieten. Bitte wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren Exchange-Fachmann.

 

 

 

Wir bedanken uns für die Unterstützung beim Erstellen dieser Anleitung bei unseren cobra-Partnern

und